Deutschland-Kiel: Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung

Ausschreibung

Allgemeine Informationen

Deutschland
   KIEL
   eu:328275-2013
   Okt 1, 2013
   Nov 1, 2013
   INVESTITIONSBANK SCHLESWIG-HOLSTEIN, VERTRETEN DURCH DIE GEBÄUDEMANAGEMENT SCHLESWIG-HOLSTEIN AÖR
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   INVESTITIONSBANK SCHLESWIG-HOLSTEIN, VERTRETEN DURCH DIE GEBÄUDEMANAGEMENT SCHLESWIG-HOLSTEIN AÖR
KIEL
Deutschland
   http://www.gmsh.de

Güter, Baumaßnahmen und Leistungen

Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung  

Zusammenfassung

      

Ausschreibungstyp
: 01302 - Auftragsbekanntmachung
5
Amtsblatt der Europäischen Union: 190/2013, #328275-2013
Auftragsart: Dienstleistungsauftrag
Art des Verfahrens: Verhandlungsverfahren
Art der Ausschreibung wird benötigt: Gesamtangebot
Zuschlagskriterien: Wirtschaftlichstes Angebot

Originaltext

      
Auftragsbekanntmachung Dienstleistungen Richtlinie 2004/18/EG Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber I.1) Name, Adressen und Kontaktstelle(n) Investitionsbank Schleswig-Holstein, vertreten durch die Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR Gartenstraße 6 Zu Händen von: Herrn Hagen 24103 Kiel DEUTSCHLAND Telefon: +49 4315991486 E-Mail: sebastian.hagen@gmsh.de Fax: +49 4315991465 Internet-Adresse(n): Hauptadresse des öffentlichen Auftraggebers: http://www.gmsh.de Weitere Auskünfte erteilen: die oben genannten Kontaktstellen Ausschreibungs- und ergänzende Unterlagen (einschließlich Unterlagen für den wettbewerblichen Dialog und ein dynamisches Beschaffungssystem) verschicken: die oben genannten Kontaktstellen Angebote oder Teilnahmeanträge sind zu richten an: die oben genannten Kontaktstellen I.2) Art des öffentlichen Auftraggebers Einrichtung des öffentlichen Rechts I.3) Haupttätigkeit(en) Wirtschaft und Finanzen Sonstige: Investitionsbank I.4) Auftragsvergabe im Auftrag anderer öffentlicher Auftraggeber Der öffentliche Auftraggeber beschafft im Auftrag anderer öffentlicher Auftraggeber: ja Investitionsbank Schleswig-Holstein (IB.SH) Fleethörn 29-31 24103 Kiel DEUTSCHLAND Abschnitt II: Auftragsgegenstand II.1) Beschreibung II.1.1) Bezeichnung des Auftrags durch den öffentlichen Auftraggeber: Gehaltsabrechnung für die Investitionsbank Schleswig-Holstein. II.1.2) Art des Auftrags und Ort der Ausführung, Lieferung bzw. Dienstleistung Dienstleistungen Dienstleistungskategorie Nr 27: Sonstige Dienstleistungen NUTS-Code II.1.3) Angaben zum öffentlichen Auftrag, zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen Beschaffungssystem (DBS) Die Bekanntmachung betrifft einen öffentlichen Auftrag II.1.5) Kurze Beschreibung des Auftrags oder Beschaffungsvorhabens Die Investitionsbank Schleswig-Holstein (IB.SH) sucht einen neuen Service-Partner, der als Generalunternehmer die Verantwortung für die Entgeltabrechnung, den technischen Support sowie Services und Beratung für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sowie Auftraggeber übernimmt, eine für das Haus passende personalwirtschaftliche Applikation anbietet, einsetzt und die Software sowie die entsprechende Hardware für die IB.SH betreibt. Derzeit ist SAP HR im Einsatz. Der Übergang an den neuen Service-Partner erfolgt von einem dritten Dienstleister. Die IB.SH ist eine mittelständische Förderbank mit derzeit rund 550 aktiven Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und rund 210 Rentnern. Für rund 80% der aktiven Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gilt der Tarifvertrag für das private Bankengewerbe und die öffentlichen Banken. Ebenfalls sind das Landesbesoldungsrecht für Beamte in Schleswig-Holstein sowie der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) anzuwenden. Die Ausschreibungsinhalte teilen sich u. a. in folgende Services auf: A) Übernahme und Durchführung der Prozesse — Entgeltabrechnung, — Altersversorgung, Pensionskasse und Deferred Compensation, — Beihilfe, — Reisekosten (Reisekostenverordnung Deutschland und EU). Die Personalakten verbleiben beim Auftraggeber, ein technischer Zugriff auf die personalwirtschaftliche Applikation wird erwartet. B) Bereitstellung einer personalwirtschaftlichen Applikation mit den Schwerpunkten — Mitarbeiterstammdaten, — Organisationshierarchien, — Entgeltabrechnung (mit den Teilmodulen unter Punkt A)), — Erfassung und Verfolgung von Schulungen und Seminaren von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, — Erfassung und Pflege von Mitarbeiterqualifikationen, — Zeitwirtschaft (Erfassung von Arbeitszeitmodellen sowie Erfassung von Abwesenheiten durch z.B. Elternzeit und Krankheit), — Reporting, — Die Applikation sollte zukunftsorientiert mit weiteren personalwirtschaftlichen Funktionen erweiterbar sein z.B. für, — Integrierte Personal(kosten) planung, — Leistungsorientierte Vergütung, Zielvereinbarungen und Beurteilungen. C) Bereitstellung und Sicherstellung des laufenden Betriebs der erforderlichen IT-Infrastruktur für die personalwirtschaftliche Applikation und deren Funktionen (Punkt B) D) Service Desk und Beratung — Anfragebearbeitung (How-to, Fehler, Anforderungen) — Beratung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Auftraggebers — Beratung des Auftraggebers im Rahmen seiner Verantwortung für Aufgaben unter Punkt A) sowie Consulting und Mitarbeit in Projekten. II.1.6) Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV) 75131000 II.1.7) Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA) Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen (GPA): ja II.1.8) Lose Aufteilung des Auftrags in Lose: nein II.1.9) Angaben über Varianten/Alternativangebote Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein II.2) Menge oder Umfang des Auftrags II.2.1) Gesamtmenge bzw. -umfang: Siehe Ziffer II.1.5). II.2.2) Angaben zu Optionen Optionen: ja Beschreibung der Optionen: Optional werden 5 bzw. 6 Jahre Vertragslaufzeit ausgeschrieben. II.2.3) Angaben zur Vertragsverlängerung Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein II.3) Vertragslaufzeit bzw. Beginn und Ende der Auftragsausführung Beginn 1.1.2015. Abschluss 31.12.2018 Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Angaben III.1) Bedingungen für den Auftrag III.1.1) Geforderte Kautionen und Sicherheiten: Wird vom Auftraggeber zunächst vorbehalten. Gemäß Vertragsbedingungen, die mit den Aufforderungen zur Angebotsabgabe nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbes versandt werden. III.1.2) Wesentliche Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen und/oder Verweis auf die maßgeblichen Vorschriften: Gemäß Vertragsbedingungen, die mit den Aufforderungen zur Angebotsabgabe nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbes versandt werden. III.1.3) Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird: Bietergemeinschaften sind zugelassen. Die unter III.2) genannten Nachweise sind auch für alle Parteien einer Bietergemeinschaft vorzulegen. Alle Partner einer Bietergemeinschaft müssen das Angebot mit den dazugehörigen Vergabeunterlagen unterzeichnet einreichen sowie einen Konsortialführer benennen. Hierbei sind Hauptauftragnehmer und Unterauftragnehmer mit den jeweiligen Teilaufträgen zu benennen. Bietergemeinschaften haben gesondert zu erklären, dass sie gesamtschuldnerisch haften. III.2) Teilnahmebedingungen III.2.1) Persönliche Lage des Wirtschaftsteilnehmers sowie Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: 1) Aussagekräftige Unternehmensdarstellung; hierzu zählen u.a. Name, Anschrift, Rechtsform, organisatorischer Aufbau, Unternehmensgröße je Segment, ggf. Beschreibung des Unternehmenszweigs, der die ausgeschriebenen Dienstleistung erbringen wird, Gründungsdatum für diesen Unternehmenszweig, Niederlassungen in Deutschland, insbesondere Norddeutschland, (Betreuungsstandort für die ausgeschriebene Dienstleistung sowie Lage des Rechenzentrums), Kunden in Deutschland insbesondere Banken etc. 2) Vorlage eines vollständigen und aktuellen Berufs- und Handelsregisterauszugs, nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bewerber ansässig ist 3) Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 4 Abs. 6 a) – g) VOF bzw. § 4 Abs. 9 a) – e) VOF vorliegen. 4) Eigenerklärung, dass der Bewerber im Vergabeverfahren nicht vorsätzlich unzutreffende Erklärungen in Bezug auf seine Fachkunde, Leistungsfähigkeit, und Zuverlässigkeit abgegeben hat. 5) Eigenerklärung zur Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft nach den Bestimmungen des Landes, in dem das Unternehmen des Bewerbers seinen Sitz hat. III.2.2) Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: 6) Vorlage des aktuellsten Jahresabschlusses des Unternehmens und ggf. der Konzernmutter (bei Konzernzugehörigkeit). III.2.3) Technische Leistungsfähigkeit Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: 7) Qualifizierung/Know How des Unternehmens: a) Beschreibung der Geschäftsfelder in denen das Unternehmen tätig ist (Leistungsspektrum); b) Nennung von maximal fünf Herstellern bzw. Partnern inklusive des eigenen Status c) Erklärung und Nachweis über die Art und Umsetzung des Qualitätsmanagement (Zertifizierung gemäß ISO / ITIL / DIN / ...); d) Erklärung und Nachweis über den Einsatz von gängigen Standards (z.B. IT-Grundschutzhandbuch des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik - BSI); e) Eigenerklärung über die Gewährleistung für die Service-Sprache Deutsch, f) Beschreibung und Nachweis der Qualifikation der Mitarbeitern, die an der Kundenschnittstelle zur Investitionsbank verantwortlich für die Leistungserbringung sind 8.) Eignung als Outsourcing Partner: a) Seit wann ist das Unternehmen als Dienstleister für Auslagerungen tätig und welche Leistungen wurden erbracht? b) Welche der ausgeschriebenen Leistungen wird das Unternehmen selbst erbringen, welche sollen durch Partner oder Subunternehmen erbracht werden? c) Bitte stellen sie Beispielberichte zur Darstellung der SLA-Erreichung bezüglich Verfügbarkeit sowie in den Bereichen Change- und Incidentmanagement zur Verfügung (diese Berichte müssen so bis zum fünften Werktag des auf den Berichtszeitraum folgenden Monats vorgelegt werden können). d) Bitte stellen Sie eine Musterabrechnung zur Verfügung. e) Bitte stellen Sie das Inhaltsverzeichnis einer im Einsatz befindlichen Betriebsdokumentation (Betriebshandbuch) zur Verfügung. f) Bitte nennen Sie relevante Referenzen im Bereich (Förder-)Banken, die die umfassende Erfahrung des Bewerbers im IT-Betrieb und in den zugrunde liegenden Geschäftsprozessen der beschriebenen Systeme belegen und seine Erfahrung in der Organisation und Kontrolle von Gesamtprozessen nachweisen. Kontaktdaten von Ansprechpartnern zu den benannten Referenzen sind mindestens auf Nachfrage zu benennen. 9.) Gesetzliche und aufsichtsrechtliche Anforderungen an den Outsourcing Partner: Erläutern sie bitte die Sicherstellung der in Deutschland geforderten gesetzlichen bzw. aufsichtsrechtlichen Anforderungen (BaFin) gemäß §25a und 25c KWG, und den MaRisk (BaFin Rundschreiben 10/2012) a) Umgang mit den beschriebenen Anforderungen im Generellen; b) Umgang mit folgenden Punkten des BaFin Rundschreiben 10/2012 (MaRisk) im Speziellen: — Technisch-organisatorische Ausstattung (AT 7.2), — Notfallkonzept (AT 7.3), — Im Falle der Weiterverlagerung, die Gegenstand der ausgeschriebenen Leistung sind, sind die entsprechenden Regularien gem. (AT 9 Ziffer 9) einzuhalten- Bitte positionieren sie sich hierzu, — Prüfungspflicht bei Auslagerungen (BT 2.1), — Positionieren Sie sich ggf. zur Übernahme der Aufgaben der Internen Revision (nur auf den Ausschreibungsgegenstand bezogen) (AT 4.4 und BT 2) und Bereitstellung des erzeugten Prüfberichts (Eigene interne Revision oder Wirtschaftsprüfer) zur Prüfung durch die Interne Revision der IB., — Informations- und Prüfungsrechte der Internen Revision der IB sowie externer Prüfer (AT 9 Ziffer 6), — Sicherstellung der Informations- und Prüfungsrechte sowie der Kontrollmöglichkeiten der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht, — Insbesondere bei Auslagerungen ins Ausland (siehe § 44 KWG), — Weisungsrechte der IB (AT 9 Ziffer 6), — Regelungen, die sicherstellen, dass datenschutzrechtliche Bestimmungen beachtet werden (AT 9 Ziffer 6). c) Wird die Gestaltung und Wirksamkeit ihres internen Kontrollsystems für den ausgeschriebenen Leistungsumfang z.B. gem. IDW PS 951 bzw. ISAE 34 02 von unabhängigen Wirtschaftsprüfern überprüft. d) Bitte stellen Sie jeweils das Inhaltsverzeichnis ihres aktuellen Risikobericht und des letzten Prüfbericht (interne Revision oder Wirtschaftsprüfer) zur Verfügung; e) Welche Compliance- und Fraud-Präventions-Maßnahmen bestehen für Ihr Unternehmen; f) Erläutern Sie die Vorkehrungen zur Absicherung von operationellen Risiken durch Versicherungen. (Nachweis der Höhe der entsprechenden Versicherungssumme nicht älter als 6 Monate) Hinweis für die Bewerber: Erklärung zur Geheimhaltung durch die Investitionsbank Schleswig-Holstein Die Investitionsbank Schleswig-Holstein wird alle Informationen und Unterlagen, von denen sie im Rahmen dieser Ausschreibung Kenntnis erlangt, nur zur Bewertung der Bieter verwenden und deren Inhalte, auch über die Dauer dieser Ausschreibung hinaus, vertraulich behandeln. Im zweiten Verfahrensschritt werden die ausgewählten Bieter aufgefordert, zusammen mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung (Formblatt) zur Tariftreue und Zahlung von Mindestentgelten nach dem Tariftreue und Vergabegesetz Schleswig-Holstein vom 31.05.2013 – TTG (GVOBl. Schl.-H.2013 S. 239) abzugeben. III.3) Besondere Bedingungen für Dienstleistungsaufträge III.3.2) Für die Erbringung der Dienstleistung verantwortliches Personal Juristische Personen müssen die Namen und die beruflichen Qualifikationen der Personen angeben, die für die Erbringung der Dienstleistung verantwortlich sind: nein Abschnitt IV: Verfahren IV.1) Verfahrensart IV.1.1) Verfahrensart Verhandlungsverfahren Einige Bewerber sind bereits ausgewählt worden (ggf. nach einem bestimmten Verhandlungsverfahren) nein IV.1.2) Beschränkung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden Geplante Mindestzahl 3: und Höchstzahl 6 Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern: Die Auswahlmatrix ist im Anhang der Bekanntmachung unter http://www.gmsh.de/ausschreibungen/veroeffentlichungen/bekanntmachungen/ veröffentlicht. IV.1.3) Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote ja IV.2) Zuschlagskriterien IV.2.1) Zuschlagskriterien das wirtschaftlich günstigste Angebot in Bezug auf die nachstehenden Kriterien 1. Aufbau / Inhalt / Schlüssigkeit des Angebotes. Gewichtung 20 2. Preis. Gewichtung 40 3. Qualität des Konzeptes zur Leistungserbringung. Gewichtung 30 4. Präsentation und Ergebnis der Verhandlungsrunde(n). Gewichtung 10 IV.2.2) Angaben zur elektronischen Auktion Eine elektronische Auktion wird durchgeführt: nein IV.3) Verwaltungsangaben IV.3.1) Aktenzeichen beim öffentlichen Auftraggeber: ZB-S0-13-0594000-4122 IV.3.2) Frühere Bekanntmachung(en) desselben Auftrags nein IV.3.3) Bedingungen für den Erhalt von Ausschreibungs- und ergänzenden Unterlagen bzw. der Beschreibung Kostenpflichtige Unterlagen: nein IV.3.4) Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge 1.11.2013 - 12:00 IV.3.6) Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge verfasst werden können Deutsch. Abschnitt VI: Weitere Angaben VI.1) Angaben zur Wiederkehr des Auftrags Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein VI.2) Angaben zu Mitteln der Europäischen Union Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das aus Mitteln der Europäischen Union finanziert wird: nein VI.3) Zusätzliche Angaben 1. Bei dieser Bekanntmachung handelt es sich um eine öffentliche Aufforderung zur Bewerbung um die Teilnahme am Verfahren. 2. Das Verfahren gliedert sich in zwei Verfahrensschritte: Im 1. Verfahrensschritt sind die unter III.2.1-III.2.3 geforderten Nachweise / Erklärungen und dergleichen dem Teilnahmeantrag in der numerischen Reihenfolge auf einem jeweils gesonderten Blatt unter Angabe der angegebenen Nummerierung beizufügen und in einem verschlossenen Umschlag einzureichen. Der verschlossene Umschlag ist von außen im linken unteren Feld mit der Bezeichnung "Teilnahmeantrag für Vergabe-Nr. ZB-S0-13-0594000-4122" zu versehen. Der Teilnehmerantrag ist in Papierform und elektronisch auf einer CD oder über die E-Vergabe der Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR, Gartenstraße 6, 24103 Kiel, einzureichen. Für fehlende oder nicht vollständig eingereichte Erklärungen / Nachweise / Angaben behält sich die Vergabestelle eine Nachforderung vor. Weitergehende Unterlagen / Informationen als die in dieser Bekanntmachung enthaltenen werden im ersten Verfahrensschritt (Teilnahmewettbewerb) nicht versendet. Fragen zum 1. Verfahrensschritt: Alle Fragen zum Teilnahmewettbewerb sind ausschließlich in schriftlicher Form bis spätestens zum 21.10.2013 zu richten an: Herrn Sebastian Hagen, E-Mail: Sebastian.Hagen@gmsh.de oder Fax: +49431-599-1465. Informationen zum 2. Verfahrensschritt: Nach Wertung der eingegangenen Teilnahmeanträge werden voraussichtlich in der 47. Kalenderwoche 2013 drei bis sechs Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert. Zusammen mit dem Angebot muss eine Verpflichtungserklärung (Formblatt) zur Tariftreue und Zahlung von Mindestentgelten nach dem Tariftreue und Vergabegesetz Schleswig-Holstein vom 31.05.2013 – TTG (GVOBl. Schl.-H.2013 S. 239) abgeben werden. 3. Die Durchführung von Verhandlungsgesprächen und Präsentationen wird voraussichtlich für die 6. Kalenderwoche 2014 in Kiel angestrebt. VI.4) Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren VI.4.1) Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren Vergabekammer Schleswig-Holstein Düsternbrooker Weg 92 24105 Kiel DEUTSCHLAND Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren Vergabeprüfstelle bei der Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR FB 812 Gartenstr. 6 24103 Kiel DEUTSCHLAND Fax: +49 4315991119 VI.4.2) Einlegung von Rechtsbehelfen Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Es handelt sich um ein Vergabeverfahren gemäß § 3 Abs. 1 VOF. Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 101a GWB informiert. Voraussetzung für ein Nachprüfungsverfahren ist, dass der Verstoß gegenüber der Vergabestelle gerügt wird. Ein Bieter kann seine Nichtberücksichtigung im Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer überprüfen lassen. Der Antrag ist unzulässig, soweit der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat (§ 107 Abs. 3 Nr. 1 GWB), (…) - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 107 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Nach Ablauf dieser Frist ist gegen diese Entscheidung kein Rechtsmittel mehr möglich. VI.4.3) Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen erteilt Gebäudemanagement Schleswig-Holstein AöR Gartenstr. 6, Herr Hagen 24103 Kiel DEUTSCHLAND Telefon: +49 4315991486 Fax: +49 4315991465 VI.5) Tag der Absendung dieser Bekanntmachung: 27.9.2013
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